КЭДО что такое

КЭДО – специальная технология работы с кадровыми документами, при которой они создаются, оформляются и согласовываются исключительно онлайн без посещения офиса или личных встреч.

На данный момент электронные документы довольно успешно замещают бумажные. А еще, согласно законодательству, дублировать их на бумаге уже и не нужно (за исключением некоторых отдельных случаев). Об этом мы подробно расскажем ниже. Электронные документы можно заверить онлайн, используя электронные подписи. Архив кадровой документации также можно организовать в электронном виде. Папки и помещения больше не понадобятся.

Почему стоит перейти на кадровый ЭДО

Грамотно внедренный в компании электронный документооборот выгоден для всех сотрудников – от руководства и отдела кадров до простых работников. И вот главные причины:

• Это позволяет экономить время сотрудников – все кадровые процессы становятся более быстрыми. Нагрузка на кадровую службу значительно снижается, руководство также экономит свое время.
• Снижение денежных потерь.
• Работодатель становится более привлекательным на рынке труда, быстро закрывает вакансии.
• Надежность и безопасность.

Такой переход на ведение КЭДО абсолютно легален и давно подтвержден российским законодательством. Поэтому цифровой формат в своей компании могут внедрить все работодатели, еще с 2021 года – именно тогда вступили в силу законы №377-ФЗ и 407-ФЗ. Данные нормативные акты подтвердили легальный статус электронного документооборота. На их основе также были внесены поправки и в Трудовой кодекс.

Правильный переход на систему КЭДО

Начнем с основных правил, без соблюдения которых успешно внедрить электронный кадровый документооборот в компании просто невозможно.

1. У вас должна быть специализированная КЭДО-платформа. Стоит знать, что, по закону, обмен электронными документами или переписка в почте или мессенджерах – это не КЭДО. Потребуется специализированный сервис. Информация о его внедрении должна быть внесена в локально-нормативный акт работодателем.

2. Необходимо сделать электронные подписи для всех работников. Для всех сотрудников, кадровых специалистов и руководителей должны быть предоставлены электронные подписи различной направленности, в соответствии с уровнем доступа.

3. Кое-какие документы все же нужно будет дублировать на бумаге. Большинство кадровых документов можно подать онлайн, но есть и исключения – приказ об увольнении (исключение – удаленные сотрудники), инструктажи по охране труда и акты о произошедших несчастных случаях. Пока что эти документы нужно обязательно дублировать на бумажном носителе, но может в будущем будет можно убрать такие ограничения.

4. Ваши сотрудники должны дать свое согласие на ведение их документов в КЭДО. На данный момент работодатель не имеет право заставить своих работников вести электронные документы. Это должно быть закреплено законодательно. Но на данный момент переход добровольный. Именно поэтому он должен собрать согласие со всех сотрудников в письменном виде. Если человек не дает своего согласия, вся документация по нему так и продолжает вестись в бумажном виде. Оговорка – данное правило не действует для работников без трудового стажа и для тех, кто принят в компанию после 31 декабря 2021 года.

Действительно ли нужно переходить на КЭДО?

Если вы хотите сберечь время, деньги и при этом идти в ногу со временем, то однозначно да! Это сейчас КЭДО является не повсеместным явлением, но в скором времени оно будет внедрено во всех. Уже в этом году Правительством РФ будет рассматриваться возможность обязательного перевода всех работодателей на КЭДО. Даже если это не будет принято незамедлительно, рано или поздно цифровизация настигнет всех. Поэтому стоит перевести свой кадровый учет в электронный формат уже сейчас. Все возможности для этого есть.

Рекомендуем попробовать такой сервис ЭДО, как “Добыто”. Он не только поможет организовать ведение грамотного и эффективного КЭДО в вашей компании, независимо от ее размеров и численности персонала, но и облегчит и ускорит все процессы. Гарантированно повысим эффективность работы вашей кадровой службы!

Для подробной консультации просто позвоните нам по номеру 8-499-302-31-83 или оставьте заявку на e-mail info@dobyto.ru.